Инвентаризация склада. Учет остатков на складе

Инвентаризация склада и учета остатков на складе отображают «здоровье» компании в целом. Склад предназначен для хранения товаров и выполнения складских операций, и, в случае неэффективной организации процессов, компания терпит значительные убытки. В нашем проектном опыте встречались компании, в которых уровень убытков из-за неэффективности складских процессов составлял 15-20%. Согласитесь, это хорошая прибавка к прибыли компании, если выстроить процессы управления складом грамотно.

Инвентаризация склада — это процесс проверки и учета всех товаров и материалов, находящихся на складе, с целью подтверждения их наличия, состояния и соответствия учетным данным. Эта процедура является неотъемлемой частью системы управления складом и играет ключевую роль в поддержании точности финансовых и товарных отчетов предприятия.

Зачем нужна инвентаризация склада?

Инвентаризация необходима по нескольким причинам:

1. Контроль за остатками: Помогает точно определить, сколько товаров или материалов на самом деле находится на складе.
2. Предотвращение потерь: Выявляются несоответствия, например, недостачи или излишки, которые могут возникать из-за ошибок, хищений или повреждений.
3. Оптимизация логистики: Позволяет правильно планировать закупки и поставки, а также избежать дефицита или избыточных запасов.
4. Правильный учет: Обеспечивает точность финансовых отчетов и соответствует требованиям бухгалтерского и налогового учета.
5. Повышение эффективности работы склада: Помогает выявить слабые места в складской логистике и организационных процессах.

Процедура инвентаризации товаров на складе

Инвентаризация товаров на складе — это комплексная процедура, включающая несколько ключевых этапов:

1. Подготовка к инвентаризации

Перед началом инвентаризации необходимо тщательно подготовиться:

• Определить дату инвентаризации. Как правило, инвентаризация проводится в конце отчетного периода (например, в конце квартала или года), но может проводиться и в любое время, по необходимости.
• Назначить инвентаризационную комиссию. В комиссию входят сотрудники, которые будут проводить проверку товаров. Важно, чтобы участники комиссии не имели прямого отношения к учету товаров на складе, чтобы избежать конфликта интересов.
• Разработать план инвентаризации. Он должен включать перечень товаров, ожидаемые результаты, способы проверки, сроки и распределение обязанностей между членами комиссии.
• Провести предварительную подготовку склада. На складе должна быть наведена порядок: все товары должны быть правильно расположены, а документация подготовлена для сверки.

2. Проведение инвентаризации

На этом этапе происходит непосредственная проверка остатков на складе:

• Подсчет товаров. Члены инвентаризационной комиссии должны вручную подсчитать все товары на складе и зафиксировать их количество. Этот процесс может быть ускорен с помощью использования штрих-кодов или RFID-меток.
• Сверка с учетными данными. После подсчета товаров необходимо сверить данные с бухгалтерским учетом. Сравниваются фактические остатки с цифрами, указанными в документации.
• Осмотр состояния товаров. Помимо количественного учета, также важно оценить качество товаров, выявить повреждения или порчу, если таковые имеются.
• Использование специальных инструментов. В зависимости от масштабов инвентаризации, можно использовать различные технологии для упрощения процесса, например, сканеры штрих-кодов, мобильные приложения для инвентаризации, автоматизированные системы управления складом (WMS).

3. Оформление результатов инвентаризации

После завершения инвентаризации необходимо составить акт инвентаризации, в котором фиксируются все выявленные данные:

• Фактическое количество товаров. В акте указывается, сколько единиц каждого товара было фактически найдено на складе.
• Разница между фактическими и учетными данными. Если обнаружены недостачи или излишки, эти расхождения должны быть зафиксированы.
• Причины расхождений. Например, ошибки в учете, хищения, повреждения, списания и т.д.
• Рекомендации по улучшению процессов. В некоторых случаях комиссия может предложить рекомендации по улучшению контроля за товарными запасами.

4. Анализ и корректировка данных

После составления акта инвентаризации бухгалтерия или специалисты по учету должны проанализировать расхождения и внести необходимые исправления в учетную документацию. Это может включать:

• Корректировку товарных остатков. В учетной системе корректируются данные о количестве товаров, а также отражаются финансовые результаты.
• Оформление документов для списания. В случае выявленных недостач или повреждений может потребоваться списание товаров с учета, что оформляется отдельными документами (акты на списание и т.д.).
• Анализ причин расхождений. Если выявлены значительные расхождения, необходимо провести дополнительное расследование для выяснения причин (ошибки в учете, хищения, неправильная упаковка и т.д.).

5. Заключение инвентаризации

После завершения инвентаризации составляется окончательный отчет, который подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководством. Этот отчет является основой для дальнейших финансовых и операционных решений.

Как проводить инвентаризацию товаров на складе: вручную или автоматизировано?

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий остановки склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – происходит с помощью терминала сбора данных (ТСД), быстро и безошибочно, при этом не требует остановки работы склада. Программа для инвентаризации склада на 99,9% снижает искажение данных и возможность их подделать.

Таблица сравнения ручной инвентаризации склада и автоматизированного учета остатков на складе:

	Инвентаризация склада «вручную»	Автоматизированный учет остатков на складе
Для каких складов подходит	Возможна на складах с небольшим количеством товаров.	Средние и крупные склады с адресной системой хранения.
Влияние наскладские процессы	Высокое — задействовано много сотрудников, перемещение товаров на время проверки  «парализовывается».	Отсутствует: учет и сверка происходят без простоев.
Как влияет человеческий фактор	Высокое влияние как неумышленное (усталость, невнимательность), так и умышленное (ошибки в подсчетах, «подгонка» под учётные данные).	Минимальное: персонал склада не влияет на подсчет и сведение данных.
Сложности	Инвентаризация товаров может занять больше времени, чем планировалось. Если материально ответственное лицо увольняется – теряются данные.	Если перемещения товаров не фиксировались, то возможно возникновение недостач или фактов несоответствия данных.
Порядок проведения инвентаризации на складе	1. Подготовительный: необходим порядок на складе, свободный доступ к товарам. 2. Документальный: все действия должны оформляться. 3. Остановка всех процессов склада. 4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей. 5. Данные проверки сверяются с базой данных учета товаров на складе в учётной системе.	1. Создается база данных склада номенклатуры и её количества. 2. Данные собираются и подсчитываются при помощи ТСД. 3. Из ТСД данные автоматически з агружаются в учётную систему. 4. Результаты анализируются автоматически.

Учет остатков на складе

Корректный учет остатков на складе — это ключ к успешной работе склада и предприятия в целом. Для этого используются различные методы учета:

• Перманентный метод учета предполагает, что все изменения в остатках (приходы и расходы товаров) фиксируются в режиме реального времени с помощью WMS. Это позволяет всегда иметь актуальную информацию о наличии товаров.
• Метод периодического учета предполагает, что данные о товарных остатках обновляются не постоянно, а на определенную дату, например, в конце рабочего дня или после инвентаризации. Этот метод используется реже и чаще всего для небольших компаний.

Подведем итог. Инвентаризация склада — это не только обязательная процедура для соответствия бухгалтерским стандартам, но и важный инструмент для эффективного управления товарными запасами. Правильная организация и проведение инвентаризации помогает снизить риски ошибок, потерь и оптимизировать складскую логистику, что в конечном итоге ведет к улучшению финансовых результатов предприятия.
Современные технологии, такие как автоматизированные системы управления складом (WMS), позволяют значительно упростить процесс инвентаризации и учета остатков и снизить риск ошибок. Такие системы автоматически отслеживают движение товаров, производят подсчеты остатков и формируют отчеты, что делает процесс учета более быстрым и точным.
Как пример, основные эффекты внедрения WMS на складе компании «МОБІЖЖУК» — инвентаризация склада без остановки складских операций, обработка результатов проверки в автоматическом режиме. Подробнее о том как повысилась эффективность склада на 30% читайте в разделе новости на сайте ABM Cloud.