IBM Planning Analytics – система бюджетирования, планирования и сбора данных предприятия. В чем ее особенность и преимущества?

Планирование является важной частью деятельности любой компании. Заключается оно в постановке целей на будущий период и определении объемов необходимых ресурсов для их достижения. Планированием занимаются все подразделения — часто показатели разных подразделений пересекаются между собой. Классически: план продаж служит основой для плана производства, который является основой для плана закупок, что ложится в основу планирования платежей поставщикам.

Процесс планирования опирается на исходные данные, которые постоянно меняются. Поэтому целесообразно создавать многосценарное планирование с учетом всех потенциальных рисков и вызовов. И что особенно важно — корректировка планов должна происходить быстро, потому что завтра это может быть уже неактуально.

Наша компания имеет более чем 20-летний опыт в разработке и внедрении систем для бюджетирования, управленческого учета и анализа деятельности на предприятиях различных сфер. Много лет мы предлагали клиентам решения на основе 1С, но времена меняются. Поэтому с высоты нашей экспертности можем уверенно сказать: IBM Planning Analytics (Cognos TM1) —один из лучших продуктов из рассмотренных нами в своей категории.

Как планируют компании?

Большинство компаний до сих пор планирует в Excel. До какого-то момента это нормально, но потом бизнес усложняется, появляются более широкие требования к качеству, точности и детализации. Какое-то время Excel справляется, но потом возникают проблемы производительности, зависания, человеческий фактор. И даже если компания преодолела трудности планирования в Excel, остается проблема оперативного сравнения плана и факта: план живет в Excel, а факт — в разных учетных и ERP-системах, и встречаются они лишь после завершения периода.

Таким образом компания сталкивается с необходимостью выбора специализированного инструмента. Помимо функции планирования, один из обязательных элементов системы — возможность загрузки фактических данных из учетных систем в тех же аналитических разрезах, что и планы, для оперативного контроля отклонений.

Что такое IBM Planning Analytics (Cognos TM1)?

IBM Planning Analytics (Cognos TM1) — это комплексное решение, удовлетворяющее все потребности бизнеса в планировании, бюджетировании, прогнозировании, отчетности и анализе данных. Благодаря этому полный контроль финансов компании коренным образом улучшает все бизнес-процессы организации и снижает операционные расходы.

Технические характеристики и архитектура

О данных и быстродействии:

• Система быстро обрабатывает большие объемы данных благодаря встроенной технологии in-memory database — данные обрабатываются в оперативной памяти сервера.

• Можно вводить данные через привычный интерфейс Microsoft Excel.

• Данные хранятся в многомерных кубах вместо двухмерных таблиц — это позволяет проводить многомерный анализ.

• Высокая скорость работы в браузере благодаря веб-клиенту на основе Java.

• TM1 использует запатентованный алгоритм сжатия данных и пересчитывает только внесенные изменения, а не всю модель — поэтому любой пользователь вносит изменения и все мгновенно видят результат.

О коллективной работе:

• Поддерживается иерархическая и матричная структуры согласования бюджетов, имеется инструментарий контроля и изменений статусов согласования.

• Визуально отображается состояние согласовательных процессов.

• Можно оставлять комментарии и вести переписку по поводу любого объекта системы, даже отдельной ячейки.

• Цветовое выделение изменений: отображаются обновленные данные и все показатели, которые изменились в результате обновления.

О безопасности:

• Подключение веб-клиента осуществляется через безопасный протокол (https).

• Сквозная авторизация пользователя.

• Разграничение прав доступа к расчетным моделям, ЦФО, любой аналитике или даже отдельной ячейке данных.

Об интеграции и трансформации данных:

• Поддерживаются любые источники фактических данных: финансовые системы, ERP, бухгалтерские системы, файлы Microsoft Office, корпоративные хранилища данных.

• Механизм TurboIntegrator выполняет любые трансформации и маппинги данных по заданным правилам, создает новые кубы, выгружает и загружает данные по расписанию.

Об отчетности:

• Помимо классических табличных форм, в системе встроено BI, позволяющее визуализировать данные в виде графиков, диаграмм, карт и т.д.

Ключевые возможности IBM Planning Analytics

1. Гибкость системы

IBM Planning Analytics предоставляет широкие возможности для реализации моделей анализа, бюджетирования и прогнозирования любой сложности. Для построения моделей используются кубы, измерения, иерархии, атрибуты, процессы и безопасность. Система содержит встроенные математические, статистические, финансовые, текстовые и другие функции. Каждый показатель может быть запланирован с учетом множества количественных и стоимостных характеристик, а настройки безопасности позволяют устанавливать отдельные права доступа пользователям буквально к каждой ячейке с данными.

Аналитики могут строить модели, интегрирующие любой бизнес-драйвер в планы, бюджеты и прогнозы. Модели отражают структуру компании, бизнес-правила и взаимоотношения и могут пересматриваться по мере изменения этих структур. Это делает систему идеальной для компаний с любым количеством направлений бизнеса и сложностью связей между ними.

2. Регламент планирования и согласования бюджетов

Отдельной болью для финансовых подразделений является координация участников бюджетного процесса, составление бюджетов на основании других бюджетов, консолидация информации и контроль за согласованными версиями.

IBM Planning Analytics позволяет создавать управляемый процесс планирования, который является прозрачным и легким для навигации. Поддержка иерархической и матричной структуры согласования позволяет сформировать сложные регламенты с различными этапами и шагами. После создания плана ответственные могут приглашать участников, очерчивать требования к подаче данных и назначать сроки. Инструментарий контроля и записи изменения статусов позволяют в оперативном режиме контролировать ход процесса. В результате в системе формируется единая для всех согласованная версия бюджета.

3. Анализ «что, если?» и сценарное планирование

При рассмотрении бюджета часто возникает вопрос: а что будет с рассчитанным бюджетом, если изменятся курс валюты, инфляция или другие важные внешние или внутренние факторы?

Встроенный инструментарий IBM Planning Analytics для анализа «что, если?» позволяет в режиме реального времени быстро сформировать неограниченное количество версий планов и бюджетов и сопоставить их между собой. Изменение данных онлайн позволяет выполнить одновременный пересчет всей расчетной модели — вплоть до финальных исходных форм. Все показатели, которые изменяются в результате внесения данных, выделяются цветом.

При подготовке планов и бюджетов пользователи могут анализировать показатели в индивидуальном режиме (sandbox — «песочница»), до внесения их в общий план. В общий план можно перенести ту версию, которая наиболее соответствует задачам компании.

4. Прогнозирование на основе искусственного интеллекта

Алгоритмы прогнозирования в IBM Planning Analytics выявляют и моделируют сезонность, тенденции и зависимость данных от времени. Прогнозирование использует исторические данные временных рядов для создания прогнозных данных. Ключевой момент — поиск наилучшего прогноза путем выбора из нескольких методов прогнозирования.

В решение можно загрузить столько бизнес-метрик и KPI, сколько есть в распоряжении. Машинное обучение постоянно находит закономерности и корреляции в больших объемах данных, которые сложно найти человеку вручную. Прогнозирование на основе ИИ является не только более точным, но и полностью автономным — это позволяет непрерывно перенастраивать прогнозы.

5. Гибкие варианты развертывания

IBM Planning Analytics предлагает варианты развертывания в соответствии с индивидуальными потребностями компаний:

• Облачное (SaaS) — экономически эффективное решение, простое в использовании и поддержке.

• Локальное (on-premise) — больше возможностей для настройки, интеграции и производительности, все данные остаются на собственных серверах компании.

• Гибридное — сочетание преимуществ обоих подходов.

6. Моделирование без программирования

Для настройки модели в IBM Planning Analytics не нужен программист. Все расчеты выполняются формулами, не сложнее экселевских. Интуитивно понятный интерфейс и функция перетаскивания позволяют легко создавать и изменять кубы, измерения, иерархии и расчеты. Благодаря этому компании могут организовать собственный центр компетенций из пользователей финансового департамента, которые при необходимости самостоятельно трансформируют финансовую модель бизнеса.

Визуальная демонстрация системы

Рис. 1. Отображение плановых и фактических показателей, их консолидация.

Данные можно строить и анализировать в различных разрезах (по подразделению, по компании в целом, по контрагенту, по сценарию и т.д.).

Рис. 2. Инструментарий для проведения факторного анализа, анализа «что, если».

Количество сценариев не ограничено. С помощью метода «песочницы», выбрав один или несколько показателей, можно спрогнозировать их влияние на изменение всех ключевых параметров деятельности компании. Пересчет происходит мгновенно в режиме онлайн. Измененные показатели подсвечиваются другим цветом.

Рис. 3. Анализ деятельности через дашборды.

Экспертная международная оценка системы

По выводам исследования BARC система IBM Planning Analytics (IBM Cognos TM1) занимает первое место среди систем бюджетирования, планирования, прогнозирования и анализа данных по 20-ти показателям. Основные из них — многофункциональность, простота использования, гибкость, способность обрабатывать большие объемы данных. Ценность системы подтверждает и широкий список пользователей: около миллиона компаний во всем мире доверили управление своими финансами этой системе, среди них ORIFLAME, PEPSI, IKEA, OTPBANK, OPEL, ADIDAS и многие другие известные бренды.

Заключение

IBM Planning Analytics (Cognos TM1) — это комплексное решение для бизнес-анализа и планирования на основе ИИ, которое сочетает свободу и гибкость электронных таблиц с мощью корпоративной базы данных. С его помощью компании любого размера могут создавать надежные, точные, комплексные аналитику, планы и прогнозы, способствующие принятию лучших управленческих решений.