Оптимизировать управление запасами по всей сети магазинов и наладить поставки из 50 стран — кейс компании

Сеть, куда входят 16 магазинов и 16 кафе с собственным производством, поделилась опытом, как автоматизация управления запасами и мерчандайзингом влияет на бизнес. Кейс интересен тем, что компания находится на острове, а поставки в магазины совершаются из 50 разных стран. Островная логистика и удаленность от материка усложняют логистику, а суровые погодные условия могут вносить неожиданные коррективы в процесс транспортировки.

Сложная логистика не помешала оптимизировать поставки, уменьшить запасы и упущенные продажи, а также сделать выкладку более эффективной. Все это в комплексе помогло сети развиваться и открывать новые магазины. Но обо всем по порядку.

Почему внедрение технологий особенно важно на этапе масштабирования

Руководство сети приняло решение открывать новые торговые точки и увеличивать свое присутствие на рынке. Не поменяв подход в управлении, пришлось бы привлекать дополнительный персонал для управления запасами и мерчандайзингом. Это требовало инвестиций, но при этом не решило бы главных проблем, которые снижали эффективность управления запасами и мерчандайзингом.

1. Много ручной работы. Заказы формировались менеджерами в таблицах Excel, а планограммы отрисовывались менеджерами вручную и рассылались по торговым точкам.
2. Нужно было обеспечить контроль на всех торговых точках. По факту, выполнение выкладки не контролировалось, не была настроена коммуникация между специалистами в торговом зале и в центральном офисе. Осуществление закупок на магазинах, в свою очередь увеличивало влияние человеческого фактора при формировании заказов. Некорректные расчеты приводили к упущенным продажа или, наоборот, к излишкам.
3. Бизнес-процессы требовали ускорения. Реагировать на изменение спроса, быстро менять заказы и выкладку достаточно сложно, когда вся активность ведется специалистами вручную. Сотрудники были заняты ежедневными рутинными задачами, у них просто не было времени, чтобы анализировать и принимать стратегические решения, которые как раз и придают компании гибкости к внешней среде.
4. Не хватало качественной аналитики. Глубинная причина проблем в управлении запасами и мерчандайзингом заключалась не только в подходе к операционным задачам. Для менеджмента нужны актуальные данные, чтобы видеть общую картину и принимать стратегические решения. И здесь необходима автоматизация — для получения аналитики продаж с полки, выявления «холодных и горячих зон», а также определения эффективности выкладки по всей сети.

Какие системы внедрила компания

Чтобы оставаться конкурентоспособными и открывать новые магазины, нужно было систематизировать все бизнес-процессы, связанные с выкладкой и товарными запасами.

Оптимизация управления запасами и мерчандайзинга в комплексе дает видимую финансовую выгоду. Выкладка напрямую влияет на продажи в магазинах, но важно не только красиво поставить товар. Нужно понимать, сколько денег приносит каждый метр полки. Ведь выставленные товары с низкой маржинальностью не принесут максимальную прибыль. Поэтому нужно работать над выкладкой, повышать ее прибыльность, в какой-то степени экспериментировать и анализировать результат. Правильное управление товарными запасами в свою очередь обеспечивает необходимое количество товара на каждой торговой точке и при этом позволяет минимизировать излишки и не замораживать капитал в запасах, а направлять средства на развитие сети.

Понимая взаимосвязь между управлением товарными запасами и мерчандайзингом, компания решила внедрить сразу две новых технологии:

• ABM Inventory — для управления запасами;
• ABM Shelf — для оптимизации мерчандайзинга.

Как проходил выбор системы управления товарными запасами и мерчандайзингом

На рынке IT решений есть несколько продуктов, которые подходят под требования ритейлеров в СНГ. Компания до начала сотрудничества с вендором ABM Cloud, уже пробовала автоматизировать процессы, но проект не был реализован до конца. Несмотря на это, сеть понимала, что масштабировать сеть крайне сложно без автоматизации. Поэтому после переговоров с вендором, компания начала совместную работу по внедрению ABM Inventory и ABM Shelf.

Опираясь на свой опыт, компания обозначила важные моменты при выборе программ автоматизации. Ниже собраны основные причины выбора систем управления запасами и выкладкой.

1. Модель обслуживания SaaS. Облачное решение для сети может оказаться удобнее, чем обычная коробочная версия. SaaS (англ. software as a service) — программное обеспечение как услуга. АBM Inventory и ABM Shelf — это облачные системы, поэтому у клиента всегда последняя версия программ, а также аналитика в реальном времени в каждой из них. Вся прорисовка делается в системе ABM Shelf, а заказы автоматически формируются в ABM Inventory и тут же распределяются задачи на ответственных менеджеров. Также сотрудничество по подписке гарантирует поддержку специалистов не только на этапе внедрения, но и во время дальнейшего использования системы, что очень удобно.
2. Как проходит внедрение системы. Важно на берегу обозначить ожидания от работы системы, проговорить этапы внедрения. Необходимо, чтобы переход на управление через программу не мешал работе сети. В сети не пришлось закрывать ни один магазин, чтобы перенести данные из прежней системы в новую. А переход на новую методологию всей сети, включая обучение персонала, занял до 9 месяцев.
3. Как программа будет интегрироваться с учетными системами компании. Для сети было важно, чтобы оба продукта вписывались в их существующие программы учета. ABM Shelf и ABM Inventory совместимы с товароучетными и ERP-системами, поэтому для интеграции не потребовались дополнительные инвестиции для переноса данных.

Какие результаты от перехода на новую систему управления запасами и мерчандайзингом

Из-за отсутствия сухопутного сообщения, компании было важно наладить поставки. С внедрением системы управления запасами, удалось не только улучшить работу с существующими поставщиками, но и привлечь новых.

В результате внедрения 60% ассортимента было подключено к автозаказу в системе ABM Inventory. Кроме этого с помощью системы управления запасами удалось:

• сократить упущенные продажи на 14%;
• снизить уровень запасов на 20%.

Что касается мерчандайзинга, то теперь создание планограмм и их выполнение осуществляются в единой системе. Центральный офис имеет полную картину того, что происходит на каждой торговой точке. В программе ABM Shelf были построены торговые залы с учетом специфики оборудования. Теперь эффективность выкладки постоянно анализируется системой и улучшается специалистами. Спустя первые месяцы работы системы, компания увидела такие результаты:

• уровень представленности товаров в торговых залах составляет 95-96%, чего никогда не было до этого;
• теперь создание и выполнение планограмм — полностью управляемый процесс.

Такой комплексный подход всегда дает хорошие результаты. Понимая цели компании, можно смело внедрять новые технологии в работу. Сейчас много решений, которые смогут сделать управление запасами и мерчандайзингом более эффективным. Пробуйте новое и достигайте большего!