Предпосылки
Необходимость в единой методологии бюджетного управления и управленческого учета
Отсутствие единой учетной системы приводит к дублированию данных в различных системах
Сводная консолидированная отчетность и бюджеты выполняются вручную в Excel
Недостаточно оперативная информация о главных KPI
Необходимость автоматизировать процесс согласования платежей
Потребность в автоматизации контроля лимитов
Ход проекта
Экспертами ABM Finance была разработана новая архитектура. Она позволила радикально сократить количество информационных баз, обменов данными и Excel-файлов заменив их единой системой. После утверждения архитектуры был представлен детальный план перехода от «как есть» к «как надо».
Разработка методологии управленческого учета и бюджетирования
Прежде всего оптимизировали состав управленческих статей (статьи БДДС и БДР). Ведь они являются основой как для разработки управленческих хозяйственных операций, так и для разработки структуры отчетов P&L и CashFlow.
После разработали управленческую учетную политику, которая описывала стандарты: периодов начисления для статей доходы/расходы, правил учета подарочных сертификатов и учета движения ТМЦ. Также был разработан Управленческий план счетов.
На основе разработанной методологии актуализированы техники формирования P&L, CashFlow и создан первый Управленческий баланс.
Внедрение оперативного учета
Автоматизирована ордерная схема перемещения между складами, складской учет и производственный процесс. Реализованы механизмы обмена с системой фронт-офиса. Автоматизирован централизованный ввод данных о ценах, скидках, акциях, подарочных сертификатах с последующей передачей в системы фронта. Также был реализован блок по планированию мастер-графиков по ресторанам.
Разработано много отчетных форм по учетным контурам, также в системе настроены индивидуальные права и интерфейсы для разных пользователей.
Внедрение бухгалтерского и налогового учета
В рамках внедрения модуля был использован типовой функционал конфигурации «Управління торговим підприємством для України» с минимальными доработками системы. Система оперативно обновляется под новые релизы и позволяет поддерживать отчетные формы в актуальном состоянии.
Внедрение кадрового учета и расчета заработной платы
Для автоматизации кадрового учета был использован типовой функционал УТП с доработками под специфику компании. Для учета фактически отработанного времени персонала был реализован механизм получения табелей с разбивкой на дневные, ночные и праздничные рабочие смены.
Внедрение управленческого учета
Была выполнена трансляция данных из системы на план счетов в соответствии с правилами, которые разработали на этапе методологии. После того, как собрали Управленческий факт, настроили ряд процедур по распределению расходов: бумажной продукции, зарплаты сушистов, маркетинга, центрального офиса и т.д. Настроенная определенным образом отчетность позволяла показать эти расходы как в разрезе подразделений центрального офиса, так и в структуре P&L ресторана. Таким образом получили возможность автоматически формировать в системе отчеты P&L и CashFlow.
Внедрение бюджетного планирования
Настроены проформы планирования для таких бюджетов: маркетинг, продажи, инвестиции в новые рестораны, закупки продуктов, операционные расходы ресторанов. Отдельно сформированы бюджеты подразделений центрального офиса. После внесения и согласования всех бюджетов они автоматически консолидируются в итоговые формы (P&L, CashFlow, Balance).
Внедрение автоматизированного процесса планирования платежей
Данный блок охватывал такие задачи, как автоматизация бизнес-процесса согласования платежей и формирования платежных поручений и кассовых ордеров.
Результаты внедрения ABM Finance
Результатом проекта стало внедрение комплексной информационной системы для управления бизнесом.
-
Было актуализировано: структуру ЦФО, формы управленческих отчетов, классификаторы, правила ведения управленческого учета и управленческая отчетность
-
Разработаны положения о: финансовой структуре компании, бюджетах, управленческой учетной политике
-
Удалось заменить большое количество баз на одну ERP-систему
-
Регламентированные бухгалтерские отчеты значительно экономят время в отчетный период и минимизируют количество ошибок
-
Внедрение кадрового учета полностью закрывает все задачи кадрового делопроизводства
-
Настроено автоматическое формирование управленческой отчетности
-
Специалисты подразделений самостоятельно контролируют факт выполнения своих бюджетов без привлечения финансистов
-
Топ-менеджмент получает консолидированные бюджеты как по группам ЦФО, так и по компании в целом
-
Реализован качественный план-фактный анализ в единой системе
-
Автоматизирован процесс согласования платежей
