Automatyzacja sieci sklepów Kosmetyczka
Pomyślnie została zakończona automatyzacja sieci Kosmetyczka na bazie systemu zarządzania zapasami w chmurze ABM Inventory. Podstawowe efekty, uzyskane w wyniku realizacji projektu to:
- Zwiększenie sprzedaży o 10,4%.
- Zmniejszenie utraconej sprzedaży o 8%.
- Zmniejszenie czasu trwania cyklu rotacji zapasami o 5 dni.
O sieci sklepów Kosmetyczka
„Kosmetyczka” jest to sieć sklepów detalicznych z towarami dla urody, zdrowia i domu, działająca. Pierwszy sklep został otwarty 14 lat temu, teraz firma posiada 34 sklepy i aktywnie się rozwija. W ofercie asortymentowej sklepu znajduje 60 000 rodzajów kosmetyków dekoracyjnych, chemii gospodarczej i artykułów higienicznych przewodnich światowym marek, co pozwala maksymalnie zaspokoić potrzeby najbardziej wymagających klientów w każdym wieku.
Dlaczego zaistniała potrzeba automatyzacji sieci sklepów?
Na etapie przeprowadzanych w firmie badań przedprojektowych zamówienia dla sieci tworzone były w sposób zdecentralizowany, bazując się na personalnych „intuicyjnych” decyzjach kierowników sklepów. Kierownictwo wyższego szczebla nie posiadało narzędzi do kontroli jakości zamówień, składanych przez każdy ze sklepów. W sieci nie istniało jednolitego standardu matryc, wskutek czego kierownicy stosowali różne podejścia do zarządzania asortymentem. Nie było także narzędzi do analizy zmiany stanu zapasów w punktach handlowych, nadwyżek towarowych, utraconej sprzedaży i efektywności pracy z dostawcami. Biorąc pod uwagę ww. czynniki, Kierownictwo zdecydowało o wdrożeniu narzędzia wysokiej jakości do automatyzacji sieci sklepów i zarządzania zapasami towarowymi.
Dlaczego Kosmetyczka wybrała ABM INVENTORY do automatyzacji sieci sklepów
Wybierając system do automatyzacji sieci sklepów, kierownictwo Kosmetyczki stawiało na systemy, zdolne do reagowania na rzeczywiste zapotrzebowanie i oparte na zasadzie ciągnięcia (pull). Podczas wyboru programów do automatyzacji zamówień uwzględniane było rozwiązania stosowane przez firmy (2 rozwiązania), Ukrainy (2 rozwiązania), Rosji (1 rozwiązanie).
Istotnymi czynnikami, wpływającymi na wybór systemu zarządzania zapasami, były:
– przeprowadzenie przez dostawcę szkolenia użytkowników w zakresie metodologii zarządzania zapasami i pracy w systemie;
- ciągłe wsparcie użytkowników na wszystkich etapach projektu;
- ciągłe doradztwo techniczne i metodologiczne w trybie realnego czasu;
- wsparcie ze strony doradców sprzyjające poprawie wyników firmy, analiza czynników, wpływających na ich zmianę;
- obecność modułu do głębokiej analizy zmian zapasów towarowych, wygodna wizualizacja wyników;
- koszt wdrożenia;
- brak konieczności zakupu dodatkowego sprzętu (serwer), oprogramowania.
Rozwiązaniem, które spełnia wszystkie ww. kryteria, jest produkt do zarządzania zapasami towarowymi – ABM Inventory.
Opis projektu wdrożenia systemu automatyzacji sieci sklepów do zarządzania zapasami
Na początku projektu wdrożenia systemu automatyzacji sieci sklepów ABM Inventory zostały postawione następujące cele:
- Centralizacja systemu zakupów.
- Optymalizacja pracy działu zakupów poprzez automatyzację procesów pracy z zamówieniami dla całej sieci.
- Wdrążenie rozwiniętego systemu analityki dla kontroli podstawowych wyników zarządzania zapasami.
- Poprawienie ogólnych wyników firmy.
Projekt został uruchomiony w ramach 3 etapów:
Etap 1. Opis wewnętrznych procesów biznesowych firmy dotyczących pracy z zamówieniami i zapasami. Zbieranie i przygotowanie informacji o towarach, niezbędnej do tworzenia zamówień. Uzgodnienie i realizacja specyfikacji technicznej dotyczącej wymiany danych między systemem ewidencyjnym firmy i programem ABM Inventory.
Etap 2. Początkowe podłączenie dwóch punktów handlowych do ABM Inventory, z późniejszym skalowaniem.
Etap 3. Podłączenie do ABM Inventory wszystkich punktów handlowych w sieci.
W ramach pierwszego etapu wdrożenia systemu ABM Inventory zostały przeprowadzone szkolenia z zakresu metodologii zarządzania zapasami według TOC.
Aby osiągnąć jednego z podstawowych celów – centralizacji zakupów, kierownicy sklepów zostali odsunięci od tworzenia zamówień. Natomiast został utworzony dział zakupów w biurze centralnym, a obowiązki, związane z zamówieniem towarów dla całej sieci (28 sklepów) zostały powierzone 3 specjalistom ds. zakupów.
Specjaliści działu zakupów zebrali i usystematyzowali informacje o minimalnej ilości zamawianych towarów (MOQ) i harmonogramach dostaw. Pomogło to uniknąć spekulacji ze strony dostawców w odniesieniu do minimalnych zamówień, na przykład poprzez zmuszenie ich do składania zamówień większych niż jest to konieczne. Także zostały zaktualizowane macierze asortymentowe dla każdego sklepu, ponieważ obiekty handlowe różnią się między sobą i utrzymywanie jednakowego asortymentu w sklepach różnych formatów było by nieprawidłowe. Następnie zostały przeprowadzone szkolenia z zakresu korzystania z programu, jego algorytmów i konfigurowania. Menedżerom było udzielane aktywne wsparcie i pomoc w pracy z nowym systemem.
Na 2 etapie, w początkowej fazie podłączania towarów zostały automatycznie obliczone bufory- docelowy poziom zapasów w każdym punkcie magazynowania dla każdego SKU. Po kilku cyklach uzupełnienia, system skorygował bufory zgodnie z faktyczną konsumpcją towaru i bieżącym popytem. W taki sposób funkcjonuje algorytm Dynamicznego zarządzania buforem (DBM) (rys. 1).
Na 3-m etapie do systemu zarządzania zapasami towarowymi ABM Inventory zostały podłączone wszystkie sklepy sieci handlowej. ABM Inventory codziennie automatycznie generuje zamówienia na towary od ponad 70 dostawców w zależności od uzgodnionych harmonogramów dostaw.
W trakcie wdrożenia systemu został określony zakres odpowiedzialności każdego menedżera – zostali wyznaczeni pracownicy odpowiedzialni za zamówienie towarów. System zarządzania zapasami ABM Inventory stał się nie tylko podstawowym narzędziem pracy specjalistów działu zakupów. On także posiada elastyczny system raportów, które pomyślnie wykorzystywane są przez product menedżerów do pracy z asortymentem.
Program jest codziennym miejscem pracy specjalistów ds. zakupów. Każdy menedżer codziennie pracuje nad swoimi zadaniami, które dla wygody wyprowadzone są na pulpicie systemu. Po spojrzeniu na pulpit menedżerowie od razu mogą ocenić bieżący stan zapasów w swoich punktach handlowych i zwrócić uwagę na wskaźniki dot. kategorii, wymagających szczególnej uwagi: towary topowe, nowości i towary w promocjach. Kolorowe wskaźniki na wykresach, pokazujące, w której strefie bufora znajduje się towar, umożliwiają szybki i wygodny monitoring zapasów i skupienie się na kategoriach problematycznych. Na pulpicie także znajdują się wskaźniki dotyczące nadwyżek towarów, utraconej sprzedaży i rotacji zapasów w dniach. Specjaliści ds. zakupów rzetelnie śledzą dynamikę tych wskaźników. Informacja jest aktualizowana codziennie.
Istotną częścią systemu ABM Inventory jest moduł raportowania. Ten moduł udostępnia wszechstronną analitykę z rozwiniętą wizualizacją, która aktualizowana jest codziennie.
Przykłady raportów, wykorzystywanych przez sieć „Kosmetyczka” :
Raport „Tygodniowa dynamika zapasów” umożliwia specjalistom zapoznanie się z podstawowymi wskaźnikami efektywności zarządzania zapasami i śledzenie ich dynamiki. Za pomocą wygodnej nawigacji można rozwinąć raport, aby uzyskać dokładne informacje dotyczące konkretnego wskaźnika (rys. 3).
Analiza jest dostępna zarówno w przekroju punktu handlowego, kategorii towaru, dostawcy lub marki handlowej, jak i w przekroju menedżera, co jest bardzo wygodne dla oceny efektywności pracy nabywców.
W trakcie skalowania zostało ujawnione, że podczas początkowego wpisywania informacji przez specjalistów ds. zakupów, dane, dotyczące bufora bezpieczeństwa, zostały zniekształcone – w buforze bezpieczeństwa (ułożenie na półce) zostały uwzględnione także zapasy przeznaczone dla sprzedaży. Taka sytuacja doprowadziła do tego, że w strefie bufora zostały zamrożone środki pieniężne i powierzchnia półek sklepowych, które mogłyby być wykorzystane w bardziej efektywny sposób. Możliwość wygodnego monitorowania stanu zapasów i udziału zapasów w każdej ze stref bufora (w buforze bezpieczeństwa, strefie bufora i nadwyżkach) zapewnia raport „Struktura zapasów MTS towarów wg. przynależności do strefy bufora”. Za pomocą tego raportu został wykryty ww. problem, a także regularnie była śledzona dynamika struktury zapasów.
Jedną z problematycznych kwestii w zakresie zakupów była praca z dostawcami (a mianowicie ich wpływ na zamówienia w okresie, gdy one tworzone były przez lokalnych kierowników sklepów), dlatego jednym z kluczowych kierunków pracy specjalistów ds. zakupów stały się negocjacje z dostawcami i optymalizacja warunków zakupów. Nieocenioną korzyść w tym kierunku przyniósł raport, zawierający komplet informacji dot. efektywności pracy z dostawcą i jego wpływu na wyniki finansowe sieci. Za pomocą raportu można kontrolować wielkość dostaw i terminowość realizacji zamówień przez dostawcę.
Ponadto raport zawiera skonsolidowane informacje dot. konkretnego dostawcy: jego udział w sprzedażach i zakupach firmy, nadwyżki towarowe, utracona sprzedaż, rotacja towarów wybranego dostawcy, a także dane dotyczące jego wiarygodności.
Dzięki wygodnej wizualizacji raport jest zrozumiały i kompletny. On skutecznie wykorzystywany jest podczas negocjacji z dostawcami.
Kolejny niezastąpiony raport – Analiza ABCD. On został zrealizowany z uwzględnieniem życzeń klienta, a mianowicie – możliwości wyboru współzależności procentowej kategorii i tworzenia raportu w przekroju kategorii towaru dla całej sieci lub grupy podstawowej.
Ten raport pomyślnie wykorzystywany jest do zarządzania asortymentem, wykrycia towarów słabo rotujących i wycofania ich z asortymentu. On pomaga w strukturyzowaniu asortymentu, klasyfikacji kategorii towarowych i SKU z punktu widzenia udziału w dochodzie całkowitym (sprzedaż, marża) firmy. Za pomocą analizy ABCD zleceniodawca otrzymuje informację o tym, które kategorie są atrakcyjne dla biznesu (z punktu widzenia marży), a które dla konsumenta (z punktu widzenia wielkości sprzedaży). Do tego kategoria towaru przedstawiona jest zarówno w analizie ABCD , jak i w raporcie o nadwyżkach towarowych i utraconej sprzedaży. Więc można objąć wszystkie wskaźniki kluczowe i dokonać pełnej analizy.
Automatyzacja sieci sklepów Kosmetyczka w ABM Inventory. Wyniki i efekty:
W sieci handlowej „Kosmetyczka” został wdrożony zautomatyzowany system zarządzania zapasami ABM Inventory. Dzięki wdrożeniu systemu, firmy osiągnęła następujące wyniki:
- Został zautomatyzowany proces zakupów, co z kolei umożliwiło:
- Centralizację zarządzania zapasami;
- Efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich – pracownicy sklepów nie zajmują się tworzeniem i wysyłaniem zamówień;
- Zminimalizowanie korupcji ze strony kierowników sklepów i dostawców.
- Zoptymalizowanie i uporządkowanie współdziałania z dostawcami.
- Kierownicy korzystają z szybkiej, głębokiej i przejrzystej analityki.
- Zoptymalizowanie asortymentu za pomocą tworzenia macierzy dla wszystkich kategorii punktów handlowych i regularnej kontroli towarów w celu wykrycia towarów słabo rotujących za pomocą raportów.
Centralizacja zakupów umożliwia przemieszczenie nadmiarów towarowych pomiędzy sklepami, a co za tym idzie – zaopatrzenie w określone towary sklepów, w których istnieje zapotrzebowanie na nie, nie zamawiając towary u dostawcy zewnętrznego. Efekty, które uzyskała firma:
- Sprzedaż wzrosła o 10,4%.
- Sprzedaż utracona zmniejszyła się o 8%.
- Czas trwania cyklu rotacji zapasami zmniejszył się o 5 dni.
W maju 2018 r. został otwarty kolejny sklep, przy czym zapasy sieci nie uległy zwiększeniu. Na ogół, od chwili wdrożenia systemu zostały otwarte 8 nowych sklepów.
Potrzebujecie automatyzacji sieci sklepów w zakresie zarządzania zapasami?
Zapraszamy do kontaktu!
Mamy ponad 20-letnie doświadczenie w handlu detalicznym, mamy czym się podzielić z Państwem!