Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 6
            [name] => Экспертиза
            [slug] => articles
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 6
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 0
            [count] => 151
            [filter] => raw
            [cat_ID] => 6
            [category_count] => 151
            [category_description] => 
            [cat_name] => Экспертиза
            [category_nicename] => articles
            [category_parent] => 0
        )

)

Как работает система управления запасами в компании «Золотое Яблоко»: преодолеваем хаос в запасах

Как работает система управления запасами в компании «Золотое Яблоко»: преодолеваем хаос в запасах

Система управления запасами, которая способствует автоматизации, превратилась в must have для лидеров рынка. Ведь как отказаться от такой роскоши, что почти все 100% ассортимента вместо вас может контролировать программный продукт? Современные технологии и правда позволяют в «один клик» выполнять важные и трудоемкие задачи: оптимизировать запасы, уменьшать излишки, а также получать быструю и полную визуализацию данных. Остаётся дело за малым – идти в ногу со временем и становится еще эффективнее, чем вчера. Рассмотрим пример автоматизации дрогери-сети «Золотое Яблоко» от ABM Inventory.

О компании Золотое Яблоко

В 1996 году был открыт первый магазин «Золотое Яблоко» в Екатеринбурге. Сегодня сеть представлена десятью магазинами в 6 городах России: 4 супермаркета в Екатеринбурге, 2 – в Москве и по 1 в Самаре, Челябинске, Новосибирске и Казани.
В парфюмерных супермаркетах «Золотое яблоко» представлено множество наименований продукции, которые объединены в единое пространство красоты. Тысячи клиентов ежедневно обращаются за советом к специалистам компании.
В компании работает немало сотрудников, которые, по словам руководства, являются основой успеха бизнеса. Сеть «Золотое яблоко» сотрудничает с лучшими представителями мира моды, в частности с визажистами и парикмахерами, а также с топовыми брендами (URBAM DECAY, TOM FORD, ARMANI и другие).
Руководство формулирует миссию компании как: «Поднимать девушкам настроение».

Автоматизация управления запасами. Предпосылки проекта

Для достижения операционной и финансовой эффективности сети необходимым условием является контроль за ключевыми показателями: продажами и запасами. Запасы должны обеспечивать необходимый уровень продаж с одной стороны и не приводить к излишкам с другой. Для этого необходим инструмент управления и контроля за состоянием товарных запасов.
На момент предпроектного обследования компании, все заказы сети формировались в полуавтоматическом режиме с помощью товарно-учетной системы Джестери и Excel.
В существующей реальности компания сталкивалась с такими проблемами:

  • неактуализированные ассортиментные матрицы и поставщики;
  • высокий процент ошибок ввиду человеческого фактора;
  • большие трудозатраты на формирование заказов;
  • дисбаланс в товарном остатке по сети, из-за которого склады были переполнены и часто приходилось делать перемещения между магазинами;
  • отсутствие данных о правильной выкладке товара на полке;
  • существовало много факторов, искажающих остатки магазина (задержки с оприходованием товара, задержки с возвратом товара, кражи, потери и т.д.);
  • свойство человека перестраховываться, а также стремление выполнить план закупок вели к заказам выше реальной потребности и, соответственно, к избыточным остаткам и замораживанию денежных средств.

Эти проблемы негативно отражались на качестве управления товарными запасами, и, как следствие, на эффективности работы всей сети. В компании отсутствовали регламент и удобный инструмент, позволяющий оценивать размер и анализировать причины излишков и упущенных продаж. Кроме этого, менеджеры на местах обычно решают локальные задачи и не ориентируются на глобальные цели компании. Всё это и послужило толчком для ТОП-менеджмента внедрить дополнительные инструменты контроля за уровнем товарных запасов.

Системы управления запасами. Причины выбора ABM Inventory

Выбирая систему управления запасами, руководство компании «Золотое яблоко» отдавало предпочтение системам, основанным на Теории ограничений. Такие системы построены на принципе вытягивания и реагируют на реальный спрос. Механизм Динамического управления буфера помогает обеспечить постоянное наличие товара при минимальных за-пасах в системе.
Важными факторами при выборе системы управления запасами были:

  • возможность оптимизации человеческих ресурсов и трудозатрат на формирование заказов;
  • визуализация проблемных зон и текущего положения дел с возможностью оперативно оценивать ситуацию и принимать соответствующие меры;
  • наличие отработанной технологии внедрения с фиксированными этапами, рассмотрением существующих бизнес-процессов и разработкой плана по их изменению в случае необходимости;
  • глубокое обучение пользователей, как по работе с системой, так и по методологии управления. Сопровождение на всех этапах проекта и после его завершения с предоставлением технических и методологических консультаций на постоянной основе в режиме реального времени;
  • отсутствие потребности дополнительного программирования и/или длительной трудоёмкой настройки системы.

Единственным решением, которое в полной мере покрыло все вышеописанные требования, было комплексное предложение от ABM Cloud, включающее продукт для управления товарными запасами — ABM Inventory.

Описание проекта

В начале проекта клиент ставил 2 основные цели:

  1. Автоматизация процесса закупок товара.
  2. Повышение оборачиваемости запасов.

Обусловлены они были тем, что до внедрения системы ассистенты байеров тратили практически всё своё рабочее время на расчёт заказываемого количества и отправку заказов поставщикам, при этом стараясь выполнить план закупок. Планы не всегда были реалистичны, и их выполнение приводило к затовариванию складов, а иногда и к отрицательной прибыли.

Внедрение системы ABM Inventory началось с обучения по методологии управления запасами по ТОС. Так как программа основана на вытягивании, то менеджерам необходимо было перестроиться и пересмотреть устоявшиеся принципы управления запасами.

Вовремя предпроектного исследования было выявлено, что в учётной системе клиента отсутствуют актуальные данные об ассортименте каждого магазина и о поставщиках, которые поставляют товар. Была проделана большая совместная работа по актуализации этой информации для того, чтобы можно было автоматизировать процесс закупок.

Далее было проведено обучение работе с программой, консультирование по ее алгоритмам и настройкам. Менеджерам оказывалась активная поддержка и помощь в работе с новым инструментом

На начальном этапе подключения товаров, были рассчитаны буферы (целевой уровень запаса на каждой точке хранения) по каждому SKU. Через несколько циклов пополнения, система с помощью алгоритма Динамического управления буферами откорректировала буферы в соответствии с фактическим потреблением товара (рис. 1).

Динамическое управление буфером
Рис. 1 Пример динамического управления буфером по товару

В ходе проекта к системе управления товарными запасами ABM Inventory были подключены все основные категории товаров. Система ежедневно автоматически формирует и рассылает заказы поставщикам в зависимости от согласованных графиков заказов.

В процессе внедрения появилась необходимость определить зоны ответственности каждого менеджера. В связи с этим для каждого товара в магазине был зафиксирован пользователь, отвечающий за данный SKU-location. Также для каждой позиции в каждом месте хранения была прописана своя минимальная представленность на полке с целью обеспечения красивой мерчандайзинговой выкладки. Особенно это актуально в отделе декоративной косметики, где для каждой единицы товара предусмотрена своя ячейка в специальном оборудовании.

С внедрением системы ABM Inventory она стала основным местом работы ассистентов байеров, а для сотрудников других отделов стала удобным вспомогательным инструментом. Главный экран системы условно разделён на 2 части: слева отображаются ежедневные задачи менеджера, справа — ключевые индикаторы для мониторинга состояния запасов и принятия управленческих решений. В верхней части правой панели представлены показатели по товарам, требующим повышенного внимания менеджера: TOP-movers, новые товары, товары в акциях. Они обновляются в режиме реального времени, что позволяет оперативно отслеживать состояние запасов по данным категориям. В нижней части — такие KPI запасов, как излишки и упущенные продажи в процентном выражении, а также оборачиваемость в днях. Данные параметры пересчитываются и обновляются ежедневно. Использование цветового решения позволяет визуально акцентировать внимание сотрудников на проблемных местах.

В комплекте с системой управления запасами также идёт модуль гибкой отчётности. В начале 3-го этапа внедрения ABM Inventory менеджерам и руководству компании было проведено обучение по работе с ним. Данный модуль позволяет перестраивать отчёты в режиме реального времени, чтобы максимально повысить эффективность их использования и непрерывно контролировать состояние запасов и связанные с этим вещи на разных уровнях детализации.

Так, с помощью отчёта «Запасы за прошлую неделю» можно не только сравнить основные показатели запасов в разных магазинах сети (рис. 2), но и выявить лидеров и аутсайдеров среди групп товаров одновременно по 3 показателям — например, упущенных продаж, излишков и маржи (рис. 3).

Запасы за прошлую неделю 1
Рис. 2 Запасы за прошлую неделю 1
Запасы за прошлую неделю 2
Рис. 3 Запасы за прошлую неделю 2

Отчёт «Еженедельная динамика запасов» в пару кликов можно перестроить для оценки работы каждого из сотрудников отдела, например, по показателю оборачиваемости (рис. 4) или любом другому.

Оборачиваемость
Рис. 4 Оборачиваемость по товарам менеджера

Кроме стандартных показателей запасов таких как, сумма запасов и продаж, излишки, упущенные продажи, оборачиваемость — система также оценивает сколько денежных средств заморожено в выкладке товара, сколько в излишках и сколько в зоне буфера, предназначенного непосредственно для продаж. На текущий момент у компании «Золотое Яблоко» в зоне буфера безопасности (выкладке) сосредоточено менее 2,5% общих запасов, по управляемым системой ABM Inventory товарам.

Как уже говорилось в разделе «Предпосылки проекта», в компании наблюдался дисбаланс остатков по сети. Поэтому очень полезным оказался отчёт, позволяющий увидеть и оценить этот дисбаланс в системе распределения. В данном отчёте выводятся товары, по которым есть излишки в одних местах хранения при одновременной потребности в других местах хранения (рис. 5). На его основе менеджер может принять решение не заказывать товар у внешнего поставщика, а переместить его с одной торговой точки на другую, таким образом, сэкономив деньги компании и улучшив структуру запасов.

Излишки
Рис. 5 Текущие излишки товаров с упущенными продажами

Для эффективной работы сети обязательным условие является постоянная актуализация ассортимента. Ежедневно десятки устаревших товаров выводятся из сети, и столько же новинок появляется в ассортименте магазинов. Система ABM Inventory ориентирована на автоматизацию всех основных бизнес-процессов ритейла, поэтому в ней предусмотрена так называемая процедура OUT-mover, которая освобождает менеджера от заботы отслеживать остатки каждого выводимого товара, и делает это вместо него. А в модуле отчётности создан отчёт «Запасы товаров OUT», который позволяет обратить внимание на проблемные зоны (рис. 6).

 Запасы товаров OUT
Рис. 6 Запасы товаров OUT

Кроме работы непосредственно с запасами, неотъемлемой частью рутины байеров являются переговоры с поставщиками. Для того, чтобы они не тратили время на сбор информации из разных мест, в системе управления запасами реализован отчёт, консолидирующий все важные данные, которые касаются конкретного поставщика (рис. 7). Кроме прочего, этот отчёт позволяет контролировать надежность поставщиков: в нём можно увидеть насколько качественно по времени и количеству поставщик выполняет заказы (в процент-ном выражении), а дополняющий его отчёт по заказам помогает отобразить картинку вплоть до отдельного товара на магазине.

Статистика поставщика
Рис. 7 Статистика данных поставщика

Результаты и эффекты автоматизации управления запасами

В компании «Золотое яблоко» внедрена централизованная система управления запасами ABM Inventory, под управлением которой находится 97% всего ассортимента. Благодаря внедрению системы управления запасами, компании удалось:

1. Автоматизировать процесс закупок, что в свою очередь позволило:

— сократить время на обработку заказов;

— исключить человеческий фактор, как причину ошибок;

— автоматически отправлять заказы поставщикам.

2. Наладить обратную связь от магазинов и повысить эффективность взаимодействия с ними.

3. Проводить централизованную подготовку к Новому году и другим активностям сети.

4. Получать быструю аналитику и визуализацию данных.

5. Анализировать причины упущенных продаж.

6. Сократить остатки сети.

От момента подключения всех товаров к системе (19.09.2017) до начала закупки товара к Новому году (15.11.2017) были улучшены следующие показатели:

1. Запасы сократились на 7,5%.

Сокращение запасов

2. Излишки уменьшились почти на 34%.

Уменьшение излишков

3. Удалось остановить тенденцию непрерывного роста запасов, которая наблюдалась, начиная с сентября 2016 года.

Тенденция роста запасов остановлена

При подготовке к Новогодним праздникам запасы сети были увеличены, однако к моменту написания данного кейса (середина февраля 2018 г.) их уровень практически полностью был восстановлен до уровня октября 2017 г.

Благодарим команду проекта за профессионализм и плодотворную работу над достижением поставленных целей. Особая благодарность ТОП-менеджменту компании за активную позицию в вопросах внедрения, а также за открытость к изменениям и пересмотру принципов управления товарными запасами, принятие решений, направленных на повышение эффективности работы компании.

Желаем компании «Золотое яблоко» новых возможностей для развития и расширения бизнеса, достижения поставленных целей, успешных проектов и постоянного улучшения показателей деятельности!

Интересует внедрение системы управления запасами ABM Inventory?

Обращайтесь!

Запросить презентацию

Как и зачем АВМ Cloud управляет товарными запасами смотрите в видео

Экспертиза по теме: