Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 54
            [name] => Artykuły
            [slug] => articles-pl
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 54
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 0
            [count] => 11
            [filter] => raw
            [cat_ID] => 54
            [category_count] => 11
            [category_description] => 
            [cat_name] => Artykuły
            [category_nicename] => articles-pl
            [category_parent] => 0
        )

)

Automatyczne zamówienie towarów w sieci «Assorti»

Automatyczne zamówienie towarów w sieci «Assorti»

System automatycznych zamówień towarów dla sieci detalicznych sieci «Assorti» i «Ekonom». Jakie cele były postawione i jakie efekty uzyskała firma w wyniku korzystania z systemu. Automatyczne zamówienie towarów — to system automatycznego formowania zamówień towarów, który włącza procedury zarządzania zapasami i asortymentem, skierowane na poprawę wskaźników finansowych firmy: wzrost sprzedaży, obniżenie nadmiaru zapasów, przyśpieszenie obrotowości itd.

O FIRMIE

Sieć detaliczna sklepów samoobsługowych «Assorti» i «Ekonom» — jedna z pierwszych sieci spożywczych w Republice Komi. Sieć jest lokalną wieloformatową marka handlową, która ma sklepy w formacie minimarketów, supersamów, supermarketów, a także hipermarketów. Formaty różnią się asortymentem, powierzchnią sali handlowej oraz zestawem usług. Sieć handlowa «Assorti» umocniła swoje pozycje jako lidera na rynku detalicznym w regionie.

Торговая сеть Асорти
  • 37 sklepów;
  • 16 750 m2 – łączna powierzchnia handlowa sklepów;
  • 11 895 unikalnych SKU 50 000 klientów dzienne;
  • flota samochodowa z 45 samochodów;
  • pododdziały dystrybucji i handlu hurtowego z filiami.

PRZESŁANKI WDROŻENIA SYSTEMU AUTOMATYCZNYCH ZAMÓWIEŃ

System autozamówienia (automatycznego formowania zamówienia towarów) stał się jednym z ważnych narzędzi w realizacji strategicznych planów rozwoju sieci i zabezpieczeniu operacyjnej efektywności. Top menadżerom było potrzebne narzędzie do zcentralizowanego zarządzania i monitorowania stanu zapasów towarowych sieci.

W czasie badania przedprojektowego wszystkie zamówienia sieci formowane były przez menadżerów w systemie ewidencyjnym, w trybie półautomatycznym, co zwiększało koszty pracy i obniżało jakość zamówień. W systemie ewidencyjnym nie było możliwość do szybkiej analizy zmian poziomu zapasów towarowych w punktach przechowywania. Nie było narzędzia, które pozwalałoby monitorować cały proces ruchu towarów — od formowania zamówienia do nadejścia towaru do magazynu: przez kogo, kiedy i w jakiej ilości zrobiono zamówienie, jaka jest przyczyna korygowania zamówienia itd. Nie było żadnych zasad i wygodnego narzędzia do analizy przyczyn overstocks i out-of-stocks.

Powyższe przyczyny negatywnie wpływały na jakość zarządzania zapasami towarowymi, i, jak skutek, na efektywność pracy całej sieci. Kierownictwo podjęło decyzję o zoptymalizowaniu i zautomatyzowaniu systemu zarządzania zapasami, a także o wdrożeniu dodatkowych narzędzia do kontroli za poziomem zapasów towarowych.

POWODY WYBORU ABM Cloud

Przeanalizowawszy rynek proponowanych rozwiązań, sieć «Assorti» wybrała jako partnera projektu firmę ABM Cloud i system automatycznych zamówień ABM Inventory. Funkcjonał oprogramowania w całości zadowalał potrzeby firmy w zakresie zarządzania zapasami i zamówieniami, a także posiadał wiele dodatkowych zalet:

Unikalna metodologia zarządzania zapasami. Zarządzanie zapasami jest oparte na algorytmach Teorii Ograniczeń, a w szczególności na mechanizmie dynamicznego zarządzania buforem, który zabezpiecza stałą dostępność towaru przy minimalnych zapasach w systemie.

Szybkość wdrażania systemu. Wdrażanie odbywa się według sprawdzonej technologii, co pozwala wyraźnie określić etapy wdrażania. System nie wymaga dodatkowego programowania czy skomplikowanych pracochłonnych konfiguracji.

Wsparcie techniczne i metodologiczne. W trakcie realizacji projektu użytkownicy przechodzą kilka etapów szkolenia w zakresie metodologii zarządzania i pracy z systemem. Po zakończeniu projektu wsparcie użytkowników dokonuje służba wsparcia technicznego, która zapewnia doradztwo techniczne i metodologiczne.

SaaS (Software as a Service) model pracy systemu. Dla korzystania z systemu nie trzeba inwestycji w dodatkowych sprzęt (serwery). Opłata dokonywana jest za faktyczne korzystanie z systemu.

PRZEBIEG PROCESU WDRAŻANIA SYSTEMU AUTOMATYCZNYCH ZAMÓWIEŃ

Przed początkiem realizacji projektu wdrażania systemu automatycznych zamówień zostały sformułowane cele, które trzeba było osiągnąć:

  • Zmniejszenie nadmiaru zapasów towarowych i optymalizacja asortymentu;
  • Podwyższenie poziomu dostępności towarów;
  • Poprawa wskaźników obrotowości firmy;
  • Optymalizacja czasu pracy personelu poprzez automatyzację procesów pracy z zapasami i zamówieniami.

W ramach projektu została zoptymalizowana struktura działu handlowego oraz przejrzano procesy pracy z zamówieniami. W nowej strukturze menadżerowie kategorii pracują wspólnie z menadżerami ds. zakupów, co pozwala kompleksowo zarządzać całym łańcuchem ruchu towaru: od wyboru towaru dla zakupów sieci i do jego realizacji na półce.

Procesowi wdrożenia na wszystkich etapach towarzyszyło szkolenie użytkowników:

  • Seminarium-trening na temat metodologii zarządzania zapasami według TOC;
  • Szkolenie w zakresie pracy z programem, jej algorytmów i konfigurowania;
  • Szkolenie w zakresie pracy z systemem raportowania.

W trakcie realizacji projektu, do systemu zarządzania zapasami towarowymi ABM Inventory zostały podłączone wszystkie główne kategorie towarów. Obecnie pod kontrolą systemu znajduje się około 126 tys. pozycji towarów (aktywny asortyment w sklepach i centrum dystrybucyjnym). System automatycznie formuje i wysyła zamówienia do 226 dostawcom.

W początkowej fazie podłączania towarów zostały automatycznie obliczone bufory (docelowy poziom zapasów w każdym punkcie przechowywania) dla każdego SKU. Po kilka cyklach uzupełnienia, system skorygował bufory zgodnie z faktyczną konsumpcją towaru. W taki sposób funkcjonuje algorytm dynamicznego zarządzania buforami. W kategoriach, gdzie towar wozi się bez przechowywania w centralnym magazynie, system zarządza za pomocą funkcjonału cross-docking.

buforem dla towaru
Rys. 1. Przykład dynamicznego zarządzania buforem dla towaru

Został wdrożony i aktywnie wykorzystuje się system raportowania do kontroli stanu zapasów. System oferuje ponad 30 raportów, część z których formuje się bezpośrednio w systemie, a część generuje się przez system i z zadaną okresowością wysyła się pocztą elektroniczną odpowiedzialnym osobom.

Kluczowe wskaźniki zarządzania zapasami towarowymi są prezentowane na głównym ekranie w formacie dashboardu. Dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżąco śledzić stan zapasów. Na górną część paneli są wyniesione wskaźniki dotyczące towarów, które wymagają większej uwagi menadżera: TOP-mover, nowe towary, towary w promocjach. Zastosowanie kolorowego rozwiązania pozwala wizualnie akcentować uwagę menadżerów na problematycznych obszarach.

W przyszłości, wykorzystując informacje o dynamice wskaźników, firma będzie mogła opracować system KPI oparty na motywacji dla pracowników pracujących z zapasami.

Pulpit menadżera ze wskaźnikami
Rys. 2. Pulpit menadżera ze wskaźnikami

Jeden z raportów, który aktywnie wykorzystuje sieć «Assorti» – sprawozdanie o wykonaniu zamówień przez dostawców. Pozwala on analizować wiarygodność dostawców. Raport formowany jest w 2 zestawieniach:

  • cotygodniowo — pokazuje dokładność realizacji zamówienia przez dostawcę w przekroju każdego towaru i magazynu;
  • sprawozdanie za 3-12 miesięcy — agregowanie pokazuje odsetek zrealizowanych zamówień na czas, dokładność zrealizowanych zamówień oraz ogólny poziom niezawodności dostawcy.
Rys. 3. Cotygodniowe sprawozdanie o wykonaniu zamówień przez dostawców.
Rys. 3. Cotygodniowe sprawozdanie o wykonaniu zamówień przez dostawców.
Rys. 4. Raport o niezawodności dostawcy.
Rys. 4. Raport o niezawodności dostawcy.

Otrzymane informacje o niezawodności dostawców pozwoliły firmie przejrzeć procesy dostawy towarów i tym samym zmniejszyć koszty transportu.

Wcześniej towar promocyjny był dostarczany przez lokalnych dostawców do centrów dystrybucyjnych, a dopiero potem był rozwożony po sklepach. Firma ponosiła dodatkowe wydatki na dostawę towaru do sklepów. Przyczyna takiego wielostopniowego schematu – niepewność dostawców oraz pracochłonny proces obliczania potrzebnego poziomu zapasów towarów promocyjnych. Firma była zmuszona przechowywać nadwyżki zapasów w magazynie, aby zapewnić stałą dostępność towarów promocyjnych na półce. Wprowadziwszy system, w tym automatyczne zamówienia dla promocji, oraz przeanalizowawszy informacje o niezawodności każdego dostawcy, podjęto decyzję o zmianie warunków współpracy z dostawcami i uproszczeniu logistycznego łańcuchu dostaw towarów promocyjnych. W nowym schemacie towar promocyjny dostarcza się prosto do sklepów, mijając centra dystrybucyjne.

WYNIKI I EFEKTY

W sieci «Assorti» wdrożono zcentralizowany system zarządzania zapasami i zamówieniami, pod kontrolą którego znajduje się 86% całego asortymentu (kategorii FOOD i NON-FOOD: 11 895 unikalnych SKU). Wykorzystując system, firma znacznie poprawiła swoją efektywność:

  1. Do 98% wzrósł poziom dostępności towaru na półce poprzez poprawę realizacji zamówień;
  2. Został zoptymalizowany asortyment sklepów. Zidentyfikowano i usunięto z asortymentu niskoobrotowe towary, asortyment został zmniejszony o 14%. W rezultacie polepszyły się wskaźniki obrotowości, zmniejszył się poziom przestarzałych zapasów, wyswobodziły się zamrożone środki pieniężne.
  3. Wskutek zmniejszenia wydatków na zabezpieczenie zapasu towarowego o 13% oraz strat przy realizacji przestarzałych zapasów – marża po zarządzanym kategoriom wzrosła o 2,7 razy.
  4. Wskutek opracowania dokładnych planogramów i optymalizacji przestrzeni na półkach w sklepach, zmniejszył się poziom zapasów towarowych.
  5. Przejrzano warunki współpracy z dostawcami w celu zwiększenia niezawodności dostaw.
  6. Zoptymalizowano schemat dostaw towarów promocyjnych.