Array
(
    [0] => WP_Term Object
        (
            [term_id] => 54
            [name] => Artykuły
            [slug] => articles-pl
            [term_group] => 0
            [term_taxonomy_id] => 54
            [taxonomy] => category
            [description] => 
            [parent] => 0
            [count] => 11
            [filter] => raw
            [cat_ID] => 54
            [category_count] => 11
            [category_description] => 
            [cat_name] => Artykuły
            [category_nicename] => articles-pl
            [category_parent] => 0
        )

)

Automatyczne zamówienie towarów w sieci «Assorti»

Automatyczne zamówienie towarów w sieci «Assorti»

System automatycznych zamówień towarów dla sieci detalicznych sieci «Assorti» i «Ekonom». Jakie cele były postawione i jakie efekty uzyskała firma w wyniku korzystania z systemu. Automatyczne zamówienie towarów — to system automatycznego formowania zamówień towarów, który włącza procedury zarządzania zapasami i asortymentem, skierowane na poprawę wskaźników finansowych firmy: wzrost sprzedaży, obniżenie nadmiaru zapasów, przyśpieszenie obrotowości itd.

O FIRMIE

Sieć detaliczna sklepów samoobsługowych «Assorti» i «Ekonom» — jedna z pierwszych sieci spożywczych w Republice Komi. Sieć jest lokalną wieloformatową marka handlową, która ma sklepy w formacie minimarketów, supersamów, supermarketów, a także hipermarketów. Formaty różnią się asortymentem, powierzchnią sali handlowej oraz zestawem usług. Sieć handlowa «Assorti» umocniła swoje pozycje jako lidera na rynku detalicznym w regionie.

Торговая сеть Асорти
  • 37 sklepów;
  • 16 750 m2 – łączna powierzchnia handlowa sklepów;
  • 11 895 unikalnych SKU 50 000 klientów dzienne;
  • flota samochodowa z 45 samochodów;
  • pododdziały dystrybucji i handlu hurtowego z filiami.

PRZESŁANKI WDROŻENIA SYSTEMU AUTOMATYCZNYCH ZAMÓWIEŃ

System autozamówienia (automatycznego formowania zamówienia towarów) stał się jednym z ważnych narzędzi w realizacji strategicznych planów rozwoju sieci i zabezpieczeniu operacyjnej efektywności. Top menadżerom było potrzebne narzędzie do zcentralizowanego zarządzania i monitorowania stanu zapasów towarowych sieci.

W czasie badania przedprojektowego wszystkie zamówienia sieci formowane były przez menadżerów w systemie ewidencyjnym, w trybie półautomatycznym, co zwiększało koszty pracy i obniżało jakość zamówień. W systemie ewidencyjnym nie było możliwość do szybkiej analizy zmian poziomu zapasów towarowych w punktach przechowywania. Nie było narzędzia, które pozwalałoby monitorować cały proces ruchu towarów — od formowania zamówienia do nadejścia towaru do magazynu: przez kogo, kiedy i w jakiej ilości zrobiono zamówienie, jaka jest przyczyna korygowania zamówienia itd. Nie było żadnych zasad i wygodnego narzędzia do analizy przyczyn overstocks i out-of-stocks.

Powyższe przyczyny negatywnie wpływały na jakość zarządzania zapasami towarowymi, i, jak skutek, na efektywność pracy całej sieci. Kierownictwo podjęło decyzję o zoptymalizowaniu i zautomatyzowaniu systemu zarządzania zapasami, a także o wdrożeniu dodatkowych narzędzia do kontroli za poziomem zapasów towarowych.

POWODY WYBORU ABM Cloud

Przeanalizowawszy rynek proponowanych rozwiązań, sieć «Assorti» wybrała jako partnera projektu firmę ABM Cloud i system automatycznych zamówień ABM Cloud stock management. Funkcjonał oprogramowania w całości zadowalał potrzeby firmy w zakresie zarządzania zapasami i zamówieniami, a także posiadał wiele dodatkowych zalet:

Unikalna metodologia zarządzania zapasami. Zarządzanie zapasami jest oparte na algorytmach Teorii Ograniczeń, a w szczególności na mechanizmie dynamicznego zarządzania buforem, który zabezpiecza stałą dostępność towaru przy minimalnych zapasach w systemie.

Szybkość wdrażania systemu. Wdrażanie odbywa się według sprawdzonej technologii, co pozwala wyraźnie określić etapy wdrażania. System nie wymaga dodatkowego programowania czy skomplikowanych pracochłonnych konfiguracji.

Wsparcie techniczne i metodologiczne. W trakcie realizacji projektu użytkownicy przechodzą kilka etapów szkolenia w zakresie metodologii zarządzania i pracy z systemem. Po zakończeniu projektu wsparcie użytkowników dokonuje służba wsparcia technicznego, która zapewnia doradztwo techniczne i metodologiczne.

SaaS (Software as a Service) model pracy systemu. Dla korzystania z systemu nie trzeba inwestycji w dodatkowych sprzęt (serwery). Opłata dokonywana jest za faktyczne korzystanie z systemu.

PRZEBIEG PROCESU WDRAŻANIA SYSTEMU AUTOMATYCZNYCH ZAMÓWIEŃ

Przed początkiem realizacji projektu wdrażania systemu automatycznych zamówień zostały sformułowane cele, które trzeba było osiągnąć:

  • Zmniejszenie nadmiaru zapasów towarowych i optymalizacja asortymentu;
  • Podwyższenie poziomu dostępności towarów;
  • Poprawa wskaźników obrotowości firmy;
  • Optymalizacja czasu pracy personelu poprzez automatyzację procesów pracy z zapasami i zamówieniami.

W ramach projektu została zoptymalizowana struktura działu handlowego oraz przejrzano procesy pracy z zamówieniami. W nowej strukturze menadżerowie kategorii pracują wspólnie z menadżerami ds. zakupów, co pozwala kompleksowo zarządzać całym łańcuchem ruchu towaru: od wyboru towaru dla zakupów sieci i do jego realizacji na półce.

Procesowi wdrożenia na wszystkich etapach towarzyszyło szkolenie użytkowników:

  • Seminarium-trening na temat metodologii zarządzania zapasami według TOC;
  • Szkolenie w zakresie pracy z programem, jej algorytmów i konfigurowania;
  • Szkolenie w zakresie pracy z systemem raportowania.

W trakcie realizacji projektu, do systemu zarządzania zapasami towarowymi ABM Cloud stock management zostały podłączone wszystkie główne kategorie towarów. Obecnie pod kontrolą systemu znajduje się około 126 tys. pozycji towarów (aktywny asortyment w sklepach i centrum dystrybucyjnym). System automatycznie formuje i wysyła zamówienia do 226 dostawcom.

W początkowej fazie podłączania towarów zostały automatycznie obliczone bufory (docelowy poziom zapasów w każdym punkcie przechowywania) dla każdego SKU. Po kilka cyklach uzupełnienia, system skorygował bufory zgodnie z faktyczną konsumpcją towaru. W taki sposób funkcjonuje algorytm dynamicznego zarządzania buforami. W kategoriach, gdzie towar wozi się bez przechowywania w centralnym magazynie, system zarządza za pomocą funkcjonału cross-docking.

buforem dla towaru
Rys. 1. Przykład dynamicznego zarządzania buforem dla towaru

Został wdrożony i aktywnie wykorzystuje się system raportowania do kontroli stanu zapasów. System oferuje ponad 30 raportów, część z których formuje się bezpośrednio w systemie, a część generuje się przez system i z zadaną okresowością wysyła się pocztą elektroniczną odpowiedzialnym osobom.

Kluczowe wskaźniki zarządzania zapasami towarowymi są prezentowane na głównym ekranie w formacie dashboardu. Dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżąco śledzić stan zapasów. Na górną część paneli są wyniesione wskaźniki dotyczące towarów, które wymagają większej uwagi menadżera: TOP-mover, nowe towary, towary w promocjach. Zastosowanie kolorowego rozwiązania pozwala wizualnie akcentować uwagę menadżerów na problematycznych obszarach.

W przyszłości, wykorzystując informacje o dynamice wskaźników, firma będzie mogła opracować system KPI oparty na motywacji dla pracowników pracujących z zapasami.

Pulpit menadżera ze wskaźnikami
Rys. 2. Pulpit menadżera ze wskaźnikami

Jeden z raportów, który aktywnie wykorzystuje sieć «Assorti» – sprawozdanie o wykonaniu zamówień przez dostawców. Pozwala on analizować wiarygodność dostawców. Raport formowany jest w 2 zestawieniach:

  • cotygodniowo — pokazuje dokładność realizacji zamówienia przez dostawcę w przekroju każdego towaru i magazynu;
  • sprawozdanie za 3-12 miesięcy — agregowanie pokazuje odsetek zrealizowanych zamówień na czas, dokładność zrealizowanych zamówień oraz ogólny poziom niezawodności dostawcy.
Rys. 3. Cotygodniowe sprawozdanie o wykonaniu zamówień przez dostawców.
Rys. 3. Cotygodniowe sprawozdanie o wykonaniu zamówień przez dostawców.
Rys. 4. Raport o niezawodności dostawcy.
Rys. 4. Raport o niezawodności dostawcy.

Otrzymane informacje o niezawodności dostawców pozwoliły firmie przejrzeć procesy dostawy towarów i tym samym zmniejszyć koszty transportu.

Wcześniej towar promocyjny był dostarczany przez lokalnych dostawców do centrów dystrybucyjnych, a dopiero potem był rozwożony po sklepach. Firma ponosiła dodatkowe wydatki na dostawę towaru do sklepów. Przyczyna takiego wielostopniowego schematu – niepewność dostawców oraz pracochłonny proces obliczania potrzebnego poziomu zapasów towarów promocyjnych. Firma była zmuszona przechowywać nadwyżki zapasów w magazynie, aby zapewnić stałą dostępność towarów promocyjnych na półce. Wprowadziwszy system, w tym automatyczne zamówienia dla promocji, oraz przeanalizowawszy informacje o niezawodności każdego dostawcy, podjęto decyzję o zmianie warunków współpracy z dostawcami i uproszczeniu logistycznego łańcuchu dostaw towarów promocyjnych. W nowym schemacie towar promocyjny dostarcza się prosto do sklepów, mijając centra dystrybucyjne.

WYNIKI I EFEKTY

W sieci «Assorti» wdrożono zcentralizowany system zarządzania zapasami i zamówieniami, pod kontrolą którego znajduje się 86% całego asortymentu (kategorii FOOD i NON-FOOD: 11 895 unikalnych SKU). Wykorzystując system, firma znacznie poprawiła swoją efektywność:

  1. Do 98% wzrósł poziom dostępności towaru na półce poprzez poprawę realizacji zamówień;
  2. Został zoptymalizowany asortyment sklepów. Zidentyfikowano i usunięto z asortymentu niskoobrotowe towary, asortyment został zmniejszony o 14%. W rezultacie polepszyły się wskaźniki obrotowości, zmniejszył się poziom przestarzałych zapasów, wyswobodziły się zamrożone środki pieniężne.
  3. Wskutek zmniejszenia wydatków na zabezpieczenie zapasu towarowego o 13% oraz strat przy realizacji przestarzałych zapasów – marża po zarządzanym kategoriom wzrosła o 2,7 razy.
  4. Wskutek opracowania dokładnych planogramów i optymalizacji przestrzeni na półkach w sklepach, zmniejszył się poziom zapasów towarowych.
  5. Przejrzano warunki współpracy z dostawcami w celu zwiększenia niezawodności dostaw.
  6. Zoptymalizowano schemat dostaw towarów promocyjnych.